Le politiche di telelavoro flessibili stanno offrendo ai dipendenti delle aziende l’opportunità di dire addio alla nozione di lavoro all’interno delle mura degli uffici: grazie ai progressi tecnologici rimanere collegati all’ufficio lavorando da qualsiasi luogo del mondo è sempre più facile. Con sempre più dipendenti che lavorano in remoto, le aziende hanno ora un buon motivo per sostituire le classiche sale conferenze e fare uso dei meeting online al fine di risparmiare denaro sull’affitto degli spazi, aumentare la produttività complessiva e coinvolgere i dipendenti, migliorando lo spirito di squadra.

David Gingell, CMO of TeamViewer, fornitore di soluzioni per la comunicazione online, la collaborazione e il monitoraggio da remoto, indica i cinque motivi principali per cui sempre più aziende stanno abbandonando la sala conferenza a favore delle riunioni virtuali.

1. La Teleconferenza permette alle aziende di risparmiare denaro

• Con i prezzi degli immobili in continuo aumento nelle principali città italiane, la teleconferenza è diventata uno dei mezzi grazie al quale le aziende possono tagliare i costi. Ove possibile infatti le aziende possono risparmiare denaro evitando il pendolarismo dei dipendenti per partecipare alle riunioni. Ma non è tutto, i documenti e le presentazioni sono solitamente visualizzati e condivisi virtualmente durante le teleconferenze così si riducono anche i costi di stampa favorendo un ulteriore risparmio di denaro per le aziende.

2. La Teleconferenza favorisce una migliore collaborazione

• Grazie alla teleconferenza, le aziende registrano un aumento della collaborazione tra i dipendenti: quelli in-house, quelli che risiedono in sedi di diverse aree geografiche e i telelavoratori possono rimanere in contatto e collaborare tra loro in tempo reale. Gli incontri virtuali consentono anche a team di altre nazioni di fornire facilmente la propria esperienza e i diversi punti di vista, senza limiti logistici e fisici dando la possibilità di discutere di progetti aziendali in corso, prendere decisioni di gruppo, mostrare nuovi prodotti e servizi, condividere file e ottenere un feedback immediato.

3. La Teleconferenza promuove la produttività

• Gli studi dimostrano che i meeting online sono più produttivi rispetto agli incontri di persona – si è più propensi a iniziare e terminare nei tempi indicati e i partecipanti sono meno inclini a ricorrere a chiacchiere inutili. I partecipanti risultano essere più consapevoli del tempo a disposizione, più puntuali e meno distratti, ciò significa che possono concentrarsi meglio sulle questioni in discussione ed essere più produttivi. Inoltre, la teleconferenza aggira gli ostacoli in cui si può incappare con gli incontri fisici come il traffico, le cancellazioni dei voli e il maltempo. Ciò a sua volta significa meno stress e un maggior equilibrio tra vita e lavoro che si traduce ancora una volta in una maggiore produttività.

4. La Teleconferenza aumenta la flessibilità

• La pianificazione di una riunione può essere un incubo da un punto di vista logistico (fusi orari, prenotazione mezzi di trasporto ecc). Gli incontri virtuali invece rendono possibile ai dipendenti di partecipare ad una riunione indipendentemente da dove si trovano. Con lo sviluppo odierno della tecnologia mobile, i partecipanti possono seguire la riunione attraverso i loro dispositivi mobili. I dipendenti possono pianificare i meeting in teleconferenza con un breve preavviso, permettendo a chi ricopre un ruolo strategico, sia interno che esterno, di partecipare a prescindere dall’ubicazione geografica.

5. La Teleconferenza incoraggia il reclutamento dei talenti a livello mondiale

• La teleconferenza sta diventando sempre più uno strumento chiave per assumere nuovo personale a livello globale, senza limitare la ricerca ad una zona geografica specifica. Utilizzando la possibilità di effettuare teleconferenze in qualsiasi fase del processo di assunzione, le aziende possono facilmente arruolare talenti provenienti da tutto il Paese, e anche a livello internazionale. Ciò consente di risparmiare sui costi di viaggio, gestendo colloqui virtuali che assicurano anche la continuità del processo di assunzione in caso di calamità o imprevisti impedimenti di viaggio. La videoconferenza è una necessità per la forza lavoro di oggi a livello globale.

La teleconferenza offre innegabili vantaggi alla maggior parte delle aziende sia per quanto riguarda i dipendenti, sia per l’aumento della produttività oltre a facilitare la collaborazione tra i team. Grazie ai sistemi di teleconferenza le persone e i gruppi di lavoro possono mettersi in contatto e organizzare riunioni o scambio di informazioni in tempo reale, senza necessariamente dover essere fisicamente nello stesso luogo. Ne deriva un incremento di efficienza e di risultati per un utilizzo più proficuo delle risorse, che consente di risparmiare tempo e denaro. Per i responsabili della gestione delle risorse umane, la teleconferenza è diventata un mezzo fondamentale per la comunicazione e utilizzata anche nel processo di assunzione ogni volta che la comunicazione visiva si renda necessaria.

Questi e molti altri vantaggi significativi, fanno sì che la teleconferenza stia guadagnano credito e terreno all'interno delle imprese.

Autore: PR

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